-(१) बिदा दिने अधिकारीले आफ्नो मातहतमा काम गर्ने कर्मचारीको
बिदाको अभिलेख राख्न लगाउनु पर्नेछ । कुनै कर्मचारीलाई प्रसूति बिदा, प्रसूति स्याहार
बिदा, असाधारण बिदा वा अध्ययन बिदा दिएकोमा त्यसको सूचना निजामती किताबखाना
र तलब खर्च लेख्ने कार्यालयलाई समेत पठाउनु पर्नेछ ।
(२) कुनै कर्मचारी एक कार्यालयबाट अर्को कार्यालयमा सरुवा वा बढुवा भएमा
सरुवा वा बढुवाको जनाउको साथै बिदाको अभिलेखको उतार पनि हालको कार्यालयमा
पठाउनु पर्नेछ । यस्तो बिदाको अभिलेख अनुसूची–१६ बमोजिम राख्नु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (२) बमोजिमको बिदाको अभिलेखको एक प्रति उतार सम्बन्धित
कर्मचारीलाई समेत दिनु पर्नेछ । बढुवाको लागि कारबाही हुँदा यस्तो बिदाको अभिलेख
पेश गर्ने जिम्मेवारी कर्मचारीको सम्बन्धित विभाग वा मन्त्रालयको हुनेछ ।